見積書や契約書では、「含まれるもの」と「含まれないもの」として書きます。範囲がはっきりしないまま始めると、あとで「入っていると思っていた」という行き違いが起き、お客様にも作る側にも負担が残ります。
範囲を書くときは、含まれないものをこそ具体的に書きます。システムの開発なら、すべての操作の記録、ほかのサービスとのつなぎ、別の台帳とのつなぎのように、話に出たが今回は入れないものを並べます。範囲の外の依頼が来たときは、追加で見積もって受けるか、次の段階に回すかをご相談します。範囲は作る仕事だけでなく、納めたあとの保守や支援でも決めておきます。書いた範囲は打ち合わせのたびに見返し、増えた要望が範囲の中か外かを確かめます。
当社は、提案書と見積もりに「今回は入れていないもの」の欄を置いています。どこまでが今回の範囲かを、お客様と同じ表で確かめられるようにするためです。