金額のほかに、有効期限、税別か税込か、含まれるものと含まれないもの、支払いの条件を書きます。見積書は約束の土台になるので、金額だけでなく、何に対する金額なのかが読み取れる書き方が大事です。お客様の社内で稟議に回ることも考え、税別と税込の金額を並べて書いておきます。有効期限を書いておかないと、機器の値上がりなどで、あとから同じ金額では受けられなくなることがあります。
システムの開発の見積書は、作業の日数で書く形と、機能の一覧の 1 行ずつで書く形があります。日数で書くと、その日数が妥当かをお客様が確かめにくく、要望が増えたときにどこが増えたのかも見えにくくなります。当社は、機能の行で書く形に変えました。考え方はコラムに書いています。
補助金の申請に見積書を添えるときは、同じ範囲を補助金を使う形と使わない形で見積もることがあります。その場合、両方を契約することはできないと、見積書の中に書いておきます。