見積書や図面を社外の人に渡すとき、メールに添付する代わりに、共有のリンクを送ることがあります。期限の無いリンクは、取引が終わったあとも、リンクを知る人が開ける状態で残ります。
Microsoft の案内では、SharePoint と OneDrive で「リンクを知っている人なら誰でも開ける」形を許す場合、そのリンクに何日で切れる期限を付けることを求めたり、見るだけに限ったりできます。当社が作った検証の手順でも、見積書を「閲覧のみ・期限 7 日・パスワード付き」のリンクで渡し、期限が過ぎたあとに開けなくなることを確かめる場面を入れました。
期限が切れたら、必要に応じて作り直して送ります。共有の範囲と期限の決め方は社外から会社のファイルを見るときの記事に書いています。
Microsoft の案内では、社外への共有を止めたり絞ったりすると、ゲストは通常、変更から 1 時間以内に開けなくなります。期限と合わせて、終わった共有を見直す日を決めておきます。