入会や申込みに条件があるなら、規約に書いてサイトに載せ、フォームで「規約を読んで同意する」の欄に印を付けないと送れないようにします。規約はあるのにサイトに載っていないと、条件に合わない方も申し込めてしまいます。
ある非営利の団体のサイトでは、フォームを送るだけで誰でも会員になれる状態でした。規約のページを作り、読んで同意しないと送れないようにする方向で、先方と考えが一致しました。記録はコラムにあります。
規約を書き換えたときは、改定した日をページに書きます。いつの規約に同意したのかが後から分かるようにするためです。フォームの同意の欄から、規約のページが開くかも、公開の前に確かめます。