前もって参加する人に送っておくと、それぞれが必要な資料を用意し、決めるのに要る人に同席を頼めます。時間の目安をつけておけば、1 つの議題で時間を使いすぎたときに、どこを次回に回すかを決めやすくなります。1 時間の打ち合わせで決められることは多くないので、議題は欲張らずに絞ります。
議題は、話す話題の名前だけでなく、その議題で何を決めたいかまで書くと、打ち合わせの終わりに「何が決まったか」を確かめやすくなります。「〜について」ではなく、「〜を決める」「〜の候補日を決める」と書く形です。最後の数分を、決まったことと次にすることの確かめに取っておくと、議事録も書きやすくなります。
当社は、提案書をお出しした次の打ち合わせの前に、社内向けの準備のメモを作ります。議題ごとに、こちらから出す確認と、出そうな心配への答えの方針まで書き込んだものです。項目と例はコラムにあります。