話したことを全部書く必要はありません。大事なのは、決まったこと、決まらずに持ち越したこと、誰がいつまでに何をするかの 3 つです。あとで見積もりや提案書の根拠になるので、日付・金額・お名前は、言われたとおりに残します。決まったことをその日のうちに相手と共有しておけば、聞き違いにも早く気づけます。置き場所も先に決めておきます。お客様ごとのフォルダに置けば、提案書やメールの経緯と一緒に読み返せます。
打ち合わせの録音を文字起こしし、AI に議事録を作らせると速く書けます。ただ、聞き取りの誤りや、元の話に無い日付や数字が入り込むことがあります。当社は、AI が補った箇所を「要確認」の欄に集めさせ、人が元の記録と照らしています。進め方はコラムにまとめました。
準備に手をかけた打ち合わせでも、議事録を残し忘れることがあります。学校様との打ち合わせで、準備のメモは残っていたのに、その日に決まったことの記録がなかった話は、コラムに書いています。