売上や経費なら予算と実績、仕事なら計画の工数と実際の工数、生産なら予定の数量と作った数を並べます。差が出たところを見つけ、なぜずれたかを調べて、次の計画や見積もりに生かします。月次の会議で予算と実績の表を見るのも、予実管理の一つです。
予実管理は、計画の側の数字が入っていないと始められません。計画を入れる習慣がまだ無い現場では、まず実績を記録することから始め、記録がたまってから計画との比較を足す順番もあります。比べる単位（案件ごと、月ごと、工程ごと）を、計画と実績でそろえておくことも欠かせません。
差の大きさだけでなく、差が出た理由をひと言で残しておくと、次の見積もりに使えます。「材料の値上がり」「手戻り」「段取り替えが多かった」のように理由を選択肢にしておけば、月ごとにどの理由が多いかも数えられます。
当社の経営ダッシュボードの進行管理で、稼働率を実績だけで出す式にした理由はコラムにあります。