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用語集

業務フロー図とは

要点よみ: ぎょうむふろーず

仕事がどの順番で、誰から誰へ、どんな書類や連絡とともに流れるかを図にしたもの。

受注から納品・請求まで、仕事の流れを図にしたものです。部署や人ごとに横の帯(スイムレーン)を分け、仕事を順に置き、判断で分かれるところと、部署の間で渡す書類や連絡を描きます。業務の仕組みを作る前に、どこを画面に移し、どこを人がするかを決める地図になります。

描くときは、部署ごとに、その仕事をしている人から話を聞きます。1 人の説明だけで描くと、その人が見ていない受け渡しが抜けます。手配が二重になったり漏れたりするのは、部署の中より、部署から部署へ渡るところに多くあります。白書でも、業務プロセスの見直しの中身でいちばん多いのは業務フローの可視化・見直しでした。

最初から細かく描こうとすると、図が大きくなりすぎて話し合いに使えません。まず部署の間で何が渡るかが分かる細かさで描き、1 つの部署の中の細かい作業は別の図に分けます。描いた図は、仕事のやり方が変わったときに直します。

描き方の手順はコラムで紹介しています。