資料やデータの用意、社内での確認、当日の立ち会い、決めていただく期限などが入ります。仕事は、頼む側と受ける側の両方が動いて進みます。頼む側の作業が書かれていないと、受ける側が待つ時間が増え、その分だけ期日が延びます。誰の番で止まっているのかも、見えにくくなります。
書くときは、何を、いつまでに、どなたにお願いするかを具体的に書きます。撮影なら、写る方の同意を撮影の前までに、全員が手を止められる時間を撮影の時間割の中で、のように時期を添えます。システムの開発なら、今のデータの書き出しや、画面を確かめる打ち合わせへの出席です。
当社の提案書では、範囲を「すること」「しないこと」「別に見積もるもの」「お客様にしていただくこと」「前提」「まだ決まっていないこと」に分けて書いています。写真の撮り直しの見積書に、準備していただくことを 7 つ書いた例はコラムにあります。