社員が仕事のために立て替えた交通費・宿泊費・備品代などを、領収書とともに申請し、上長や経理が確かめてから払い戻す手続きです。申請・承認・払い戻し・会計への記録の 4 つの段階があり、どこかで止まると、社員への払い戻しも月の締めも遅れます。
紙の申請書で回していると、領収書の貼り忘れ、承認する人の不在、経理の書き写しの手間が重なります。仕組みに移すときは、申請の項目（日付・金額・目的・領収書）と、承認する人、払い戻す日を先に決めます。稟議や購買の申請と同じ流れに載せると、承認待ちを 1 か所で見られます。
払い戻しの締め日と支払日も決めておきます。月末で締めて翌月の給与と一緒に払う、のように決めておけば、申請する社員も経理も、いつまでに何をすればよいかが分かります。
当社の社内システムで、稟議・購買・備品の申請を 1 つの流れにまとめ、あとで経費の申請も寄せられる形にした考え方は申請と承認の記事にあります。