例えば「購買は 10 万円までは部長、それを超えたら社長」のように、決めてよい人と範囲を前もって決めておく決まりです。職務権限の規程や決裁権限の表にまとめる会社もあります。決まりが無いと、小さな買い物まで社長の承認待ちで止まったり、大きな約束を担当者が 1 人で決めてしまったりします。
申請と承認を仕組みにするときは、この表を先に作り、申請の種類と金額から承認する人を決められるようにします。承認する人が不在のときに代わりに承認する人（代理承認者）も、同じ表に書いておきます。
表は、金額のほかに、契約の期間や新しい取引先かどうか、のような条件でも分けられます。条件を増やしすぎると、誰が承認するのかを調べる手間が増えるので、最初は金額と申請の種類の 2 つで作り、困ったところから足します。
当社の社内システムは、承認するのを管理者だけにした 1 段の形です。申請の流れの決め方は申請と承認の記事に、残業の申請で代わりに承認する人を決めた例は残業の申請の記事にあります。