メタデータは、データそのものではなく、データについて書き添えた情報です。文書なら、作った日、直した日、作った人、種類（見積書・手順書・議事録など）、担当の部署、公開の範囲、タグがこれにあたります。写真なら、撮った日時や機種も含まれます。中身を開かなくても、何の資料で、いつのもので、誰が見てよいかが分かるようにするためのものです。
社内の資料を AI に探させるとき（RAG）、メタデータがあると、中身で探す前に範囲を絞れます。「今年度の」「営業の」「手順書だけ」と絞ってから探すと、古い版や関係の薄い資料を拾いにくくなります。同じ資料が年度ごとに重なっていると、AI が古い方をもとに答えることがあるからです。
公開の範囲をメタデータとして持たせておくと、検索の結果から、その人が見てはいけない資料を外す使い方もできます。Microsoft の Azure AI Search の説明では、資料ごとに、見てよい人やグループの印を持たせます。検索のときは、その印で結果を絞ります。同じ説明は、この印はただの文字で、それ自体が本人や権限を確かめるものではないとも書いています。誰が探しているかは仕組みの側で確かめ、その人の印で絞る作りにします。
手で毎回入れるメタデータには、抜けと揺れが出ます。作った日や作った人は仕組みに自動で付けさせ、種類や部署はフォルダの決まりやファイル名の付け方から決まるようにしておくと続きます。なお、Web のページに書くメタディスクリプションも、ページについての情報なのでメタデータの一種です。ただし、検索の結果に出す説明文のことで、資料の整理とは目的が違います。