一度取引のあったお客様は、会社のことをすでに知っているので、声をかけると話が早く進むことがあります。そのためには、誰が、いつ、何を、何のために注文したかが記録に残っている必要があります。
贈り物のように毎年同じ時期に注文がある商売では、去年の同じ時期に注文をくださったお客様の一覧が、声かけの材料になります。注文をくださった方（贈り主）と品物を受け取った方（届け先）を分けて記録しておかないと、声をかける相手が分からなくなります。考え方はコラムにまとめました。
声をかけるかどうかは、一覧を見て人が決めます。取引の止まったお客様や、お悔やみの注文をくださったお客様には、同じ案内を送らない方がよいことがあります。