贈り物の注文を、翌年の声かけにつなげる記録の分け方

贈り物の注文を、翌年の注文につなげるには、注文の記録の分け方を変えます。贈り主と届け先を分け、何のお祝いか（用途）と届けた日を残します。そうすれば、「去年の今ごろ、開店祝いを贈ってくださった会社」を一覧にでき、声をかける相手を忘れません。

2026 年 6 月 19 日に、名古屋で花の贈り物を扱う店に向けて、注文の管理の提案を書きました。店には売り場と、ネットのショップがあります。主な品物は胡蝶蘭で、開店祝い・就任祝い・移転祝いなどのお祝いと、お供えの注文を受けています。この記事は、その提案で考えたことのうち、次の注文につなげる部分をまとめたものです。提案の前提には、公開されているサイトから推し量った所も含まれていて、店の方に伺って確かめる予定の段階でした。

注文は、電話とネットの 2 つの入口から入ってきます

入口が 2 つあると、注文の記録も 2 か所に分かれます。電話の注文をネットのショップの管理画面に入れ直せば、同じ注文を 2 度書く手間がかかります。入れ直さなければ、すべての注文を並べて見る場所がありません。提案では、まず 2 つの入口の注文を 1 つの台帳にまとめることを、いちばん初めに置きました。

1 件の注文に残す項目

会社からのお祝いでは、発注する会社と、花が届く会社が違います。ネットのショップの標準の項目だけでは、この 2 つを分けて残しにくいと考えました。贈り主と届け先を同じ欄に書いていると、次の年に声をかける相手が、注文をくださった会社なのか、花を受け取った会社なのかが分からなくなります。

用途も、次の注文の手がかりになります。開店祝いを贈った取引先には、翌年に開店 1 周年があります。就任祝いを贈る会社は、毎年同じ時期に人事の発表があるかもしれません。

去年の同じ時期に注文をくださった会社の一覧

提案の 3 段目には、注文の記録から「去年のこの時期に注文をくださった会社」の一覧を作る機能を置きました。

一覧を作るのは仕組み、送るかどうかを決めるのは人、と分けました。取引の止まった会社や、お供えの注文をくださった会社のように、翌年に同じご案内を送らない方がよい相手もいるからです。しばらく注文の無いお客様を、用語集では休眠顧客と呼んでいます。

届け先の情報は、届けるためだけに使います

届け先の住所やお名前は、贈り主が配送のために教えてくださった情報です。届け先の方に店のご案内を送るのは避けます。個人情報保護委員会のガイドラインには、個人情報は決めた使い道（利用目的）の範囲で扱うことが書かれています。翌年の声かけは、注文をくださった贈り主に向けて行います。

贈り主に翌年のご案内を送るなら、注文を受けるときに、そのことを伝えておきます。ネットのショップなら注文の画面に、電話なら控えの用紙に書いておきます。

慶弔の注文で、抜けてはいけない確かめ事

次の注文につなげる前に、今の注文で信用を失わないことが先です。提案では、1 件ごとに次の確かめ事を、記録の中のチェックの欄にしました。

1 件でも抜けると、お客様の大事な場面を損ないます。この確かめ事が記録に残っていれば、翌年に同じ会社から注文をいただいたとき、去年の立て札の名義をそのまま確かめられます。

始める順番

提案では、次の 3 段に分けました。

贈り主の会社は、年に何度も注文をくださることがあります。そのたびに担当の方の名前や部署が少しずつ違う書き方で記録されると、同じ会社が一覧に何行も並びます。会社と担当者の記録が重なったときのまとめ方は、名刺の記録が重なったときのルールの記事に書きました。

声かけの一覧は、記録が 1 年分たまってから役に立ちます。台帳をまとめる 1 段目が、そのまま 3 段目の準備になります。もう一度注文をくださるお客様を、用語集ではリピート顧客としてまとめています。注文の時期・回数・金額で並べる考え方は、RFM 分析の項目にあります。

お客様への案内のメールと顧客の記録を 1 つにまとめる仕組みは、当社のAI顧客管理マーケティングシステム構築のページにあります。顧客の記録の考え方は、用語集の CRM にもあります。