メールマガジンが止まる理由は、たいてい題材が尽きることです。送る日が近づいてから何を書くかを考えると、忙しい月に 1 回飛び、そのまま止まります。続けるには、1 年分の題材を先に決めます。月 2 回なら 24 本です。
当社の営業外注化では、メールマガジンを月 2 回、文面の作成まで含めてお送りしています。この記事では、月 2 回で 1 年続けるための題材の決め方、送る日、書く人と確かめる人、送る前の決まりを、手順にして並べます。
1 年の計画を作る順番
- 回数と日月に何回、何曜日に送るかを決める（例: 第 2・第 4 火曜日）
- 季節の月休みの前後、年度の始まり、決算の前など、話題が決まる月を先に埋める
- 題材の種類役に立つ話・事例・お知らせの 3 種類を順に回す
- 題材を書き出すお客様からよく受ける質問を、1 行ずつ書き出して空いた回に入れる
- 人を決める書く人、確かめる人、送るボタンを押す人を決める
送る曜日は、読む人の仕事の流れで決めます。週の初めに予定を立てる人が多い相手なら月曜日の朝、という具合です。決めた曜日を変えないことの方が、どの曜日にするかより大事です。
題材は 3 種類を順に回します
| 種類 | 中身 | 例 |
|---|---|---|
| 役に立つ話 | 読む人の仕事にすぐ使える手順や判断の基準 | よくある質問への答え、制度の締め切り、道具の使い方 |
| 事例 | 自社がお客様と行ったことの記録（載せてよいと確かめたもの） | 何に困っていて、何をして、どうなったか |
| お知らせ | セミナー、新しいサービス、休業の案内 | 日時・場所・申込みの方法 |
3 回に 1 回をお知らせにし、残りの 2 回を役に立つ話と事例にします。毎回お知らせを入れると、読む人は「案内のメール」だと受け取り、配信を止めやすくなります。事例は、お客様に載せてよいかを確かめてから使います。
1 年の題材の表（例）
次の表は、30 名までの会社が月 2 回送る場合の例です。季節の話題が決まる月を先に入れ、残りに役に立つ話と事例を配ります。
| 月 | 1 回目 | 2 回目 |
|---|---|---|
| 1 月 | 年の初めのご挨拶と、今年の休業日の案内 | 役に立つ話 |
| 3 月 | 年度の終わりに見直すこと（役に立つ話） | 事例 |
| 4 月 | 新しく入った社員に教えること（役に立つ話） | お知らせ |
| 7 月 | 事例 | 夏の休業の案内 |
| 9 月 | 役に立つ話 | 秋のセミナーの案内 |
| 12 月 | 1 年の振り返り（事例） | 年末年始の休業の案内 |
残りの月は、お客様からよく受ける質問を書き出した一覧から埋めます。同じ質問を 2 度受けたら、その質問は題材の候補です。
件名と、本文の最初の 3 行
受け取った人は、件名と送り手の名前を見て、開くかどうかを決めます。件名には、その回で何が分かるかを書きます。「〇月のお知らせ」「ニュースレター第 12 号」だけでは、開く理由になりません。
| 件名の例（よくない） | 件名の例（よい） |
|---|---|
| 〇〇通信 第 12 号 | 見積書の「一式」を、項目に分けて書く手順 |
| 〇月のご案内 | 〇月〇日（〇）、AI の使い方の勉強会を開きます |
表の件名は例です。本文の最初の 3 行には、誰から、何の回か、読むと何が分かるかを書きます。メールのソフトによっては、件名の横に本文の書き出しが少し表示されるので、そこも件名の続きとして書きます。
送る前の決まり
- 宛先は、受け取ることに同意をいただいた方だけ
- 同意をいただいた時期と方法の記録が残っている
- 送り手の名前、受信を断る連絡先、住所が末尾に入っている
- 配信を止めた方と、届かなかったアドレスが外れている
- 件名だけで、何の回か分かる
- 本文のリンクを押して、行き先のページが開く
- 書いた人とは別の人が、文面と金額・日付を確かめた
広告や宣伝のメールは、原則として、受け取ることに同意をいただいた方にだけ送ります。総務省の資料で求められているのは、送り手の名前や受信を断る連絡先などを表示すること、受信を断った方には送らないことです。同意の記録は、最後に送った日から 1 か月保存します。決まりの全体は、用語集の特定電子メール法とオプトインにまとめています。
Gmail の送信者のガイドラインは、Gmail のアドレスに 1 日 5,000 件を超えて送る送信者に、ワンクリックで配信を止められる仕組みを求めています。件数が少なくても、配信の停止はすぐできるようにしておきます。
書く人、確かめる人、送る人を分けます
メールマガジンは、送ったあとに取り消せません。書いた人が自分で確かめて、そのまま送ると、金額や日付の間違いがそのまま届きます。少人数の会社でも、書く人と確かめる人は分けます。当社のAI顧客管理マーケティングシステム構築では、メールマガジンは管理画面で人が送信を押したときだけ送られる作りにしています。
送ったあとは、配信停止の数と、本文のリンクが押された数を見ます。配信停止が増えた回の題材や件名は、次の計画を直す材料になります。相手の業種や関心で宛先を分けて送る方法は、用語集のセグメント配信、メールマガジンそのものの説明はメールマガジンの項目にあります。
