打ち合わせの日程を決める 2 つの形：候補に答えてもらう、空きを見て仮押さえする

問い合わせから打ち合わせまでの日程の調整は、メールの往復が続くと、それだけで数日かかります。日程を決めるには 2 つの形があります。人数が多い会なら、候補の日時を出して答えてもらう形。初めての相談のように 1 対 1 なら、希望の日時を受けて、担当者の予定の空きと照らして仮押さえする形です。

当社は 2026 年 6 月に、社内の業務システムにこの 2 つの機能を入れました。6 月 26 日に私が頼んだのは、依頼のフォームです。項目を選ぶとその場で金額の目安が出て、打ち合わせの希望の日時を入れると、担当者の空いている枠を仮押さえします。この記事は、2 つの形の違いと、作るときに決めたことの記録です。

2 つの形の違い

どちらの形でも、相手がメールに日時を書いて送り、こちらが予定表を見て返事をする、という往復をなくせます。

候補に答えてもらう形で決めたこと

答えるページで開けるのは、答えることだけにしました。集計や社内の情報には、答えるページからはたどれません。

空きを見て仮押さえする形で決めたこと

金額の目安は、相手の画面で計算した数字をそのまま記録せず、仕組みの側でフォームに決めた単価から計算し直して記録します。画面の数字を書き換えて送られても、記録される金額は変わりません。

空いているかどうかの判断では、前の予定の終わりと次の予定の始まりが同じ時刻なら、重なっていないと数えます。10 時から 11 時の予定のあとに、11 時からの打ち合わせを入れられます。

仮押さえした予定は、担当者の予定表に、予約と分かる名前で入ります。

日程の調整のページを送るメールに書くこと

候補に答えてもらう形でも、答えるページの URL だけをメールで送ると、相手は何のための日程かを確かめるために、別のメールを読み返すことになります。送るメールには、次のことも書きます。

同じ候補でも、来社かオンラインかで答えが変わる人がいます。場所が決まっていないなら、候補ごとに場所を書くか、場所も答えてもらいます。

作る前に決めておくこと

前日の連絡の書き方は、用語集のリマインドメールにまとめています。希望の日時の欄を必須にするか、第 2 希望までにするかは、フォームの見直し（EFO）と一緒に決めます。

申込みや相談の予約を、何を数えるコンバージョンにするかを決めておくと、日程の欄を変えたあとの効き目を数えられます。業務に合わせた仕組みを AI と一緒に作る進め方はAI伴走支援、フォームから見込み客の記録までを 1 つにまとめる形はAI顧客管理マーケティングシステム構築のページにあります。