毎月の運用の報告書を、数字から下書きするときに決めた決まり

毎月の運用の報告書は、作る人が数字を集めて文章を書くと、それだけで半日かかることがあります。当社は 2026 年 4 月 24 日に、Web や SNS の数字を集める社内の仕組みを作ったとき、相手の会社にお出しする報告書も、集めた数字から下書きできるようにしました。この記事は、そのとき決めた報告書の並びと、所見を下書きする決まり、送る前に人が直す所の記録です。

報告書の下書きは、私が「先方へのレポートも自動で作っておいて欲しい」と頼んで足した機能です。ブラウザで印刷すると A4 の縦の紙に収まり、そのまま PDF にできる形にしました。

報告書に入れる 7 つの部分

表紙の次に要点を置きました。要点を読めば何が動いたかが分かり、表とグラフはその裏付けになります。期間は、週ごと（7 日）と月ごと（30 日）を切り替えられ、最初は月ごとで開きます。

所見を下書きする決まり

表の文は、決まりの形を示すための例です。3% という境目があると、小さな上下が要点に混ざりません。要点にすべての数字を並べると、読む人は何が大事かが分からなくなります。

かけた時間を書くのは、数字が伸びたチャネルと、時間をかけたチャネルが合っているかを、相手と一緒に見るためです。時間をかけたのに動かなかったチャネルがあれば、次の期の時間の配り方を話し合えます。

決まりで書けないことは、人が書き足します

決まりで作った所見は、数字がどう動いたかまでしか書けません。なぜ動いたかは、その月に何をしたか、相手の会社で何があったかを知っている人にしか書けません。

当社では、お客様に送るものは、人が読み直してから送る決まりにしています。報告書も、下書きを人が読み、理由と次にすることを書き足してから送ります。

報告書を送る日と、一緒に見る時間を決めます

報告書は、送るだけでは読まれないことがあります。送る日を毎月決め、送ったあとに 15 分でも一緒に見る時間を取ると、相手の質問をその場で受けられます。

表は例です。次の月の約束は、翌月の報告書の最初に結果を書く項目になります。

前の月と同じ言い回しを使い回しません

毎月の報告書は、形が決まっている分、前の月の文章を写して数字だけを変えたくなります。そうすると、数字は違うのに文章はほとんど同じになり、読む人には何が変わったかが伝わりません。当社では、毎月の報告書の文章は、事実は正確に引き継ぎつつ、言い回しを毎月書き直す決まりにしています。

メールの開封やクリックの数字を報告書に入れるときは、その数字がどこまで確かかも添えます。数え方は、メールの開封とクリックの記事にまとめました。毎月見る数字の決め方は、用語集の KPI、SNS の数字はインサイトの項目にあります。

当社の営業外注化では、送信数・開封数・問い合わせ数を、毎月の報告でお伝えしています。数字を集めて報告まで見られる仕組みを自社で持つ場合は、AI顧客管理マーケティングシステム構築のページに中身を載せています。