「株式会社」の有無や略し方、「2 時間」と「120 分」、全角の「２」と半角の「2」のように、同じものが違う形で記録されている状態です。人が読めば同じと分かっても、集計や検索では別のものとして扱われ、件数や金額が分かれて出ます。
表記ゆれは、自由に打ってもらう欄から生まれます。減らすには、選択肢から選んでもらう、基本の一覧（マスターデータ）から選んでもらう、入れる形を決めて入力チェックをかける、のどれかで入口を絞ります。すでにたまった記録は、どの書き方を正しいとするかを先に決めてから、まとめて直します。
まとめて直すときは、元の書き方を消さずに、どの書き方をどれにまとめたかの対応表を残します。あとで集計の数字が変わった理由を説明でき、新しい書き方が出てきたときも表に足すだけで済みます。
工程の呼び名が 97 通りに分かれていた指示書から分類を作った手順は工程の呼び名の記事に、入力の選択肢で揺れを防ぐ考え方は入力の選択肢の記事にあります。