AI に Excel の様式を書き換えさせたら、様式の画像が消えて差し戻された

決まった様式の Excel を AI に直させるときは、中の数字だけでなく、様式に入っている画像や図形が残っているかも確かめます。2026 年 6 月、当社は国の補助金の事務局に出す Excel の書類を差し戻されました。中の数字は正しかったのに、様式の見出しの画像が消えていて、「決められた様式であることを確認できない」と判断されたのです。

原因は、AI が Excel を読み書きするのに使ったプログラムの部品（ライブラリ）でした。この部品は、ファイルを保存するときに、画像や図形を捨ててしまう作りでした。

何が起きたか

様式の各シートの上には、事業の名前と書類の名前が入った見出しの画像が埋め込まれていました。事務局は、この見出しを含めた体裁で、決められた様式かどうかを見ています。数字が正しくても、見出しが無いと、その様式だとは判断されません。

同じ種類の書類は、ほかに 4 つありました。6 月 5 日にすべて調べたところ、画像が消えていたのは、5 月 26 日に直した 1 つだけでした。

どうやって見つけたか

Excel のファイル（xlsx）は、中身がいくつものファイルを 1 つにまとめた形になっています。シートの中身、画像、図形の配置などが、それぞれ別のファイルとして入っています。

差し戻された書類の中身を数えると、5 月 26 日に直す前は 33 あったファイルが、13 に減っていました。画像と、4 つのシートの図形の配置のファイルが、まるごと無くなっていたのです。ほかの 4 つの書類は、画像も図形も残っていました。

どう直したか

数字が正しい、直した後の書類をもとにしました。そこへ、公式の様式から画像と図形の部品を移し、各シートとのつながりを書き足しています。直した後は、次の 3 つを確かめました。

1. ファイルが壊れずに開けること
2. 計算をやり直しても、合計の金額が直す前と同じになること
3. PDF にすると、各ページの上に見出しの画像が出ること

記入した数字が消えていないことも、読み戻して確かめています。事務局のサイトから出し直す作業は、私の手で行うことにしました。

様式を壊さずに値を入れる方法は、いくつかあります

AI に Excel を直させる方法は 1 つではありません。様式を壊すおそれの大きさで並べると、次のようになります。

当社の書類は、3 つ目の方法で直していました。決まった様式のファイルなら、1 つ目か 2 つ目の方法を先に考えます。どうしても 3 つ目の方法を使うなら、4 つ目のように様式の部品を戻す手順と、戻ったことを確かめる手順を、最初から作業に含めておきます。

ファイルの中の変化は、見た目では気づきにくいものです。文字だけのファイルなら変更の前後の差分で確かめられますが、Excel のように画像や図形を含むファイルは、中に入っている部品の数を比べる、本番のソフトで開いて見る、といった別の確かめ方を組み合わせます。

決まった様式のファイルを AI に触らせるときの決まり

AI に Excel を直させると、数字の正しさにばかり目が行きます。5 月 26 日の作業も、価格の内訳の数字を合わせるためのものでした。それでも、様式の画像が消えたことには気づきませんでした。数字を確かめる手順と、様式が残っていることを確かめる手順は、別に用意する必要があります。

表計算のファイルを AI に作らせるときの確かめ方は、PDF の書類を Excel の表にした記事にも書いています。補助金や助成金の書類のように、決まった様式があるファイルを AI に扱わせる場面では、とくにこの確かめを省かないようにしています。書類づくりのような繰り返しの作業を AI に任せる設定は、AI伴走支援で、確かめの手順と一緒に組み立てます。