AI をメールや予定表、社内の道具につなぐとき、当社は読むだけの使い方から始めています。読むだけなら、AI が読み違えても、外には何も出ていきません。そのあいだに、AI がどのメールや予定を拾い、どこで読み違えるかを見てから、下書き、登録、送信と、1 段ずつ任せる範囲を広げます。
最初に頼んだのは、メールを確かめることと、空き時間を探すことでした
2026 年 4 月 15 日、私は AI（Claude）に 2 つの作業を頼みました。どちらも、Gmail と Google カレンダーにつないで、読むだけの作業です。
| 頼んだこと | AI がしたこと | しなかったこと |
|---|---|---|
| ある取引先からのメールを確認する | その取引先からの受信メールを探し、直近の連絡の中身と、対応が要るかどうかを報告する | 返信、転送、削除 |
| 空いている時間を Google で調べる | 予定表から空いている時間を探し、打ち合わせの候補の日時を並べる | 予定の登録、相手への連絡 |
どちらも、報告を受けたあとに動くのは私です。返事を書くのも、候補の日時を相手に伝えるのも、人がします。
つなぐ仕組み（MCP）と、Gmail・カレンダーへの連携
AI を外の道具につなぐ共通の決まりとして、AI エージェントの分野では MCP がよく使われます。Anthropic は 2024 年 11 月 25 日に MCP（Model Context Protocol） を公開しました。AI と、メールや予定表、文書の置き場所などのあいだを取り持つ決まりです。
Claude は 2025 年 4 月 15 日から、Gmail と Google カレンダーとの連携（コネクタ）を始めています。Anthropic の発表では、つなぐと Claude がメールを探し、文書を読み、予定表の予定を見られるようになる、とされています。最初に用意された使い方も、探す・読む・見るでした。
AI に任せる操作には、4 つの段があります
- 読むメールや予定を探して読み、要点を報告する。外には何も出ない
- 下書きする返信の文や予定の案を作る。送るか登録するかは人が決める
- 登録する予定やタスクを書き込む。社内の記録が変わる
- 送る・消す相手にメールを送る、データを消す。取り消しにくい
下の段ほど、間違えたときに取り返しがつきにくくなります。読むだけの段の間違いは、報告が正しくないことで止まります。登録の段になると、社内の記録が変わります。送る段の間違いは、相手に届いてしまいます。
当社は、AI を仕事に使い始めたときから、外への送信とデータの削除は、人が承認してから行う決まりにしています。AI がどの段まで進んでも、この 2 つは人が最後に確かめます。人の確認を手順の中に挟んでおくこの考え方を、Human-in-the-Loop と呼びます。
読むだけの段でも、決めておくこと
読むだけでも、何も決めずに始めてよいわけではありません。
- 誰のアカウントでつなぐか（社長個人のものか、共有のものか）
- 読ませる範囲（どのメールボックス、どの予定表か）
- 報告の形（要対応・対応不要・確認が要る、のように分けて返させる）
- 読ませてはいけない情報が入るメールの扱い
- 報告を誰が受けて、誰が動くか
とくに大事なのは、読ませてはいけない情報の扱いです。読むだけでも、メールの中身は AI のサービスに渡ります。お客様の個人情報や、取引先から預かった資料が入るメールをどう扱うかは、使う AI の契約と社内の決まりで先に決めます。伏せ方は名前と金額を伏せる手順の記事に書きました。
読むだけの頼み方は、報告の形まで決めて書きます
読むだけの作業でも、頼み方しだいで、報告の使いやすさが変わります。当社では、何を探すか、どの期間か、どんな形で返すか、何をしてはいけないかを 1 つの指示に入れます。たとえば、次のような書き方です（例です）。
（取引先の名前）から、直近 2 週間に届いたメールを探してください。
1 件ずつ「受け取った日・件名・要点・こちらの対応が要るかどうか」の表にしてください。
対応が要るものは、期限があれば期限も書いてください。
返信・転送・削除はしないでください。
最後の 1 行は、読むだけの段にとどめるための念押しです。道具の側で送信できない設定にしていても、指示の中にも書いておきます。頼んでいない作業まで進めようとする動きを、指示の段階で止めておく狙いです。こうした頼み方の型は、指示文のひな形として社内で使い回せます。
予定表の空き時間を探すときも同じです。いつからいつまでの、何時から何時までの、何分の空きを探すのかを伝え、候補を 3 つほど並べてもらいます。仮の予定や移動の時間をどう扱うかも、最初に決めておきます。
次の段に進む前に確かめること
読むだけの段では、AI の報告を元のメールや予定と見比べ、読み違いが無いかを見ます。たとえば、似た名前の取引先を取り違えていないか、古いメールを最新の連絡として扱っていないか、仮の予定を空き時間として数えていないか、といった点です。
次の段（下書きや登録）に進むのは、どんな読み違いが起きるかが分かり、それを人が見つけられるようになってからにします。進むときも、新しい段の結果は、しばらく毎回人が確かめます。書き込んだ予定やタスクは、登録したあとに、日付や中身が頼んだとおりになっているかを開いて見ます。
社内の道具に AI をつなぐ設定と、どの段まで任せるかの線引きは、AI伴走支援で、御社の道具と作業に合わせて毎月 1 つずつ決めていきます。つなぐ道具を選ぶときの考え方は、AI の選び方と契約の記事にもまとめています。
