「勝手に集約せず入力されたデータの表記揺れを吸収しつつグラフ化して欲しい」。2026 年 4 月 19 日、研修のアンケートの集計表について、私は AI にこう頼みました。AI（Claude）に表計算の集計を任せるとき、いちばん時間を使ったのは計算そのものではありません。表がどう作られていて、同じ答えが何通りの書き方で入っているかを、計算の前に調べることでした。
この集計は、管理職向けの研修を行う会社様から頼まれたものです。研修の前と後に取ったアンケートの回答が、1 冊の Excel に入っていました。この記事では、AI に表を集計させる前に調べたことと、見つかった揺れの扱い、前の集計と数が合わなかったときの決め方を書きます。
最初に、表の作りを読み取り専用で調べます
最初の日（4 月 13 日）は、AI に原本を変えさせず、作りだけを調べさせました。原本の Excel は 42 枚のシートでできていて、集計に使うのはそのうち 4 枚でした。4 枚とも見出しは 1 行目、回答は 2 行目からで、左の 4 列（回答の日時・メールアドレス・所属・氏名）は共通です。2 回目の調査では、設問の文が「研修を受ける前と比べて」で始まる形に変わっていて、見出しの文字は 1 回目と一致しません。並び順は同じだったので、数式は見出しの文字に頼らず、列の位置で原本を参照する形にしました。
原本の 4 枚は、集計のファイルの中にそのまま写しています。作業はすべて写した側で行い、原本のファイルは触りません。
- シートの数と名前。集計に使うシートはどれか
- 見出しの行と、回答が始まる行
- 列ごとの値の種類（数・選択肢・複数選択・自由記述・日付）
- 回ごとに設問の文が変わっていないか。変わっていれば、何で列を対応させるか
- 列ごとに、何通りの書き方で値が入っているか
- 複数選択の答えが、何で区切られているか
- すでにある集計の値が、数式か、手で入れた数字か
最後の項目は、あとで効いてきます。すでにある集計が手で入れた数字なら、原本から数え直した値と食い違うことがあるからです。
同じ答えが、何通りもの書き方で入っていました
列ごとに値の一覧を出すと、選択肢のはずの列にも、書き方の違う値が並んでいました。1 回目の調査の「頻度」の列には、同じ間隔を表す答えが 15 通りの書き方で入っていました。「2ヵ月に1回」「1か月に1回」「3か月に１回」のように、カタカナの「ヵ」とひらがなの「か」、半角と全角の数字が混ざっていたのです。所要時間の列には、分の数字の中に「初実施」という言葉も入っていました。
AI が最初に作った区分の表にも、気になるところがありました。「今回から初めて実施します。」や「トラブルなど発生した時実施」といった答えまで、「3ヵ月以上」の区分に入っていたのです。区分の合計を回答の数にそろえるための作りで、数は合います。ただ、初めて実施した人と、3 か月に 1 回の人が、同じ区分で数えられることになります。
揺れには、機械的にそろえてよいものと、人が決めるものがあります。グラフにするときは、次のように分けました。
機械でそろえてよい
- 全角と半角の数字や記号（「１」と「1」）
- 全角の括弧と半角の括弧
- 前後の空白、全角の空白
- 末尾の句点（「まだ行っていない。」の「。」）
人が決める（件数を付けた一覧で確かめる）
- 「3ヵ月に1回」と「3ヶ月に1回」
- 「月1」と「1か月に1回」
- 「20分〜25分」と「約20分」
- 「とても増えた」と「やや増えた」
「人が決める」の列は、まとめれば数は見やすくなります。ただ、私は「勝手に集約せず」と頼んでいたので、AI は文字の形が違うだけの「ヵ」と「ヶ」も、このときは別の答えとして残しました。判断に迷う揺れは、件数を付けた一覧にして私に見せ、まとめるかどうかは私が決める形にしています。
そろえ方の一覧は、Excel の中に置きます
揺れのそろえ方は、AI の作業の中だけで済ませず、Excel のシートに一覧として置きました。入力された書き方と、それを数える区分を 1 行ずつ並べた「正規化の辞書」のシートです。「頻度」の設問だけで 23 行になりました。集計のシートの数式は、この辞書を参照して数えます。
辞書を Excel に置くと、どの書き方をどの区分に数えたかを、あとから誰でも確かめられます。回答が増えて新しい書き方が出てきたら、辞書に 1 行を足せば、数式はそのまま使えます（辞書を参照する範囲は、行を足すときに広げます）。
ここで、AI の作業が 2 回やり直しになりました。1 回目は、AI がグラフの画像を先に作り、集計のシートでは値を数字のまま書き込んでいたことです。私は「関数を使ってやって、ほかのシートと形式を合わせて欲しい」と頼み直しました。既にあるシートが数式で作られていることを、作る前に確かめていれば防げました。2 回目は、辞書を参照する範囲が数行ずれていて、ある区分が 0 件になったことです。それからは、目で数えた行番号に頼らず、区分の名前で辞書の行を探して範囲を決める手順にしています。
複数選択の答えは、区切り方で数が変わります
複数選択の設問は、選んだ選択肢が 1 つのセルにカンマでつながって入っていました。選択肢の文の中にも読点があるため、「、」や「,」で単純に区切ると、1 つの選択肢が 2 つに割れます。たとえば（例）「2) 価格, 4) 担当者の対応（説明が早く、丁寧だった）」を読点でも区切ると、選択肢 4 が途中で切れてしまいます。
そこで、カンマの直後に「数字と閉じかっこ」が続く所だけで区切ることにしました。Excel の数式で数えるときも、選択肢の番号（「4)」）を探して数えます。
氏名の空白をそろえると、結び付けられる回答が 3 割ほど増えました
1 回目と 2 回目の回答を同じ人どうしで結び付ける集計は、氏名で対応を取っていました。最初は氏名が完全に一致するものだけを結び付けていましたが、姓と名の間の空白が、回によって違っていました。全角の空白、空白なし、半角の空白 2 つ、といった違いです。
4 月 15 日に、氏名をそろえる手順を次のように決め直しました。結び付けられた組は、3 割ほど増えています。
| 順番 | そろえること |
|---|---|
| 1 | 全角の空白を半角の空白にする |
| 2 | 全角の英数字と記号を半角にする |
| 3 | 「髙」を「高」にするなど、異体字を一覧で置き換える（このデータでは該当なし） |
| 4 | 空白をすべて取り除く |
| 5 | 前後の空白を取り除く |
そろえたあと、同じ回に同じ名前が 2 行ある組も 2 つ出てきました。このときは先に出てくる行を採り、もう 1 行は集計から外して、そのことを記録に残しました。名前で記録をつなぐ作業は、用語集の名寄せにまとめています。
前の集計の値とは、セルごとに突き合わせます
原本から数式で数え直すと、前に手で入れてあった集計の値と、いくつかのセルで数が合いませんでした。AI には、合わないセルを 1 つずつ、前の値・数え直した値・原因の見立てを並べて報告させました。原因は 3 種類で、端数の丸め方の違い、原本では 0 件なのに 2 と入っていた値（入力の誤りとみられるもの）、手作業で数えたときに 1 つの選択肢が漏れていたもの、でした。
どちらの値を採るかは、AI ではなく私が決めました。原本から数式で数えた値を正とし、数式を前の資料に合わせて固定の数字に書き換えることはしない、という方針です。前に作った報告の資料の数字は、直す候補として一覧にしました。
数え直した値を人に回すときの書き方は、AI が書いたまとめを回す前に直したことの記事に、自由記述の分け方は自由記述を AI で分類する記事に書きました。全角と半角の違いは用語集の全角と半角に、値の比べ方は突き合わせにまとめています。集計の表を毎月作り直す作業を AI に任せたい場合は、AI伴走支援で、表の作りを調べるところから一緒に進めます。
