画面を映して話す日は、前の日に、つなぐための変換アダプタと、会場の回線が使えないときの予備の回線を鞄に入れておきます。当日は始まる 30 分前に、実際に映して、音を出して、座る場所で回線の速さを測ります。Web 会議に出る日も、確かめる順番は変わりません。
当社は 2026 年 5 月、製造業のお客様の会議室で 1 日の研修を行うにあたって、当日の前後に確かめることを 1 枚の表にしました。1 週間前・前日・当日の朝・始まる 30 分前・終わった直後・1 週間後に分け、誰が、何分かけて、何を見たら済んだとするかを書いています。映像と音と回線にかかわる行は、Web 会議の前にもそのまま使えます。
1 週間前に、会場にプロジェクターと Wi-Fi があるかを聞いておきます
表の最初の段は、会場への問い合わせです。時間と場所に加えて、プロジェクターがあるか、Wi-Fi を借りられるかを聞きます。プロジェクターの解像度（映せる細かさ）も、前日までに確かめる項目に入れていました。
映像の周りには、会場に着いてから分かっても間に合わないことがあります。会場のプロジェクターやモニターには HDMI のケーブルでつなぐものがあり、薄いノートパソコンには USB-C の口しか付いていないものがあります。会場に変換アダプタが置いてあるとは限りません。
前の日に鞄に入れるのは、変換アダプタと電源と、予備の回線です
- パソコンの電源ケーブルと、予備の AC アダプタ 1 本
- HDMI と USB-C の変換アダプタを 2 種類
- モバイルルーターを充電し、残りの通信量を確かめる（表では 5 GB 以上）
- スマートフォンのテザリングで、パソコンがつながるかを試す
- 見せる予定の画面を、画像と録画の動画にして手元に置く
- 当日の天気と、会場までの道を確かめる
変換アダプタが 2 種類あれば、会場の機器の口がどちらでもつなげます。
予備の回線は 2 段にしています。会場の Wi-Fi が使えなければ モバイルルーター（持ち歩ける Wi-Fi の機器）、それもだめならスマートフォンの テザリング です。どちらも、前の日にパソコンで実際につないでおかないと、当日に設定で手間取ります。
見せる画面を画像と動画にしておくのは、回線が戻らないときのためです。当社の表では、止まったら 10 秒以内に画像へ切り替える、と決めていました。
始まる 30 分前に、映して、音を出して、速さを測ります
| 確かめること | 見るところ |
|---|---|
| パソコンをプロジェクターにつなぐ | 画面の端まで映るか。後ろの席から文字が読めるか |
| スピーカーの音量とマイク | 声と動画の音が、部屋の後ろまで届くか |
| 会場の Wi-Fi の速さ | 当社の表では 10 Mbps 以上を目安にした |
| 見せる画面を 1 つ動かしてみる | 途中で止まらず、最後まで動くか |
| 止まったときの画像を別の画面に開く | すぐに切り替えられる場所にあるか |
表では、音を確かめるのは同行するスタッフ、ほかは講師の担当でした。映す人は手元の画面に気を取られるので、部屋の後ろでどう聞こえるかは、別の人が聞いたほうが分かります。
文字の大きさも、このときに見ます。当社の表では、操作する画面の文字を 16 ポイント以上にし、背景を白、文字を黒にすると決めています。自分の席で読める大きさでも、プロジェクターに映すと、後ろの席からは読めないことがあります。
映し方は、複製か拡張かを、つなぐ前に選んでおきます
Windows では、Windows キーと P を押すと、映し方を選ぶ画面が出ます。Microsoft の案内にある選択肢は 4 つです。
| 選ぶもの | 映り方 |
|---|---|
| PC 画面のみ | 手元のパソコンの画面にだけ出す |
| 複製 | 手元とプロジェクターに同じものを出す |
| 拡張 | 2 つの画面を続いた 1 つの画面として使い、別々のものを出せる |
| セカンド スクリーンのみ | プロジェクターの側にだけ出す |
人前で話すときに取り違えが起きにくいのは、複製です。手元で見ている画面と、皆が見ている画面が同じだからです。拡張にすると、話す人のメモを手元にだけ出せる代わりに、どちらの画面に何が出ているかを、話しながら追うことになります。
どちらにしても、メールやチャットの知らせが画面の隅に出れば、そのまま映ります。始まる前に、映さないアプリは閉じておきます。
Web 会議の回線は、送る速さと受ける速さの両方を見ます
Web 会議では、自分の映像と声を送る速さ（上り）と、相手の映像を受ける速さ（下り）の両方を使います。Zoom と Microsoft Teams は、それぞれ要る速さの目安を公開しています。
| 使い方 | Zoom の推奨（送る / 受ける） | Teams の推奨（送る / 受ける） |
|---|---|---|
| 声だけ | 60〜80 kbps | 58 / 58 kbps |
| 1 対 1 のビデオ通話 | 1.2 / 1.2 Mbps（720p の場合） | 1.5 / 1.5 Mbps |
| 何人かでのビデオ会議 | 2.6 / 1.8 Mbps（720p の場合） | 2.5 / 4.0 Mbps |
| 画面の共有 | 50〜75 kbps（共有だけで、映像の小窓を出さない場合） | 2.5 / 2.5 Mbps（会議の場合） |
Teams の数字は、つないだ端末 1 台ごとの目安です。1 人がパソコンとスマートフォンの両方で入ると、2 台分を数えます。同じ事務所の Wi-Fi から何人も入るなら、人数分を足して考えます。
当社の表の 10 Mbps は、講師のパソコン 1 台で使うための目安でした。測るときは、実際に座る席で、送る側と受ける側の両方を見ます。事務所のネットが遅いときに、どこで詰まっているかを分ける順番は、事務所のネットが遅いときの記事 に書いています。
止まったときに切り替える先を、順番で決めておきます
- 会場の Wi-Fi始まる 30 分前に、速さを測っておく
- モバイルルーター会場の回線が切れたら、まずこれにつなぎ替える
- テザリングモバイルルーターもだめなら、スマートフォンから
- 画像と録画回線が戻らなければ、用意した画像と動画で続ける
映像が出ないときは、ケーブルと変換アダプタを差し替え、それでもだめならノートパソコンの画面を見せて回る、と決めていました。
順番を先に決めておくのは、止まってから考え始めると、話がそこで止まってしまうからです。当社の表では、止まった原因をその場で探らず、決めた順に切り替えて先へ進むことにしていました。原因は、終わってから調べます。
事務所の会議室で Web 会議が途切れるなら、場所ごとに速さを測ります
自分の事務所から Web 会議に出る日もあります。当社の AI伴走支援 でも、月 2 回の打ち合わせは、オンラインで 1 時間ずつ行っています。
自分の事務所の会議室で Web 会議が途中で止まるなら、会議室の席で速さを測り、ほかの席と比べます。当社の ネットワーク見える化 では、工事の前と後に、各場所の通信速度を測って記録します。会議室を含めて測る進め方は、移転に合わせて会議室と来客用の Wi-Fi を整える 士業の事務所のモデルケース に載せています。これは当社が作った想定の例です。
