社員が辞める日に止めるアカウントと、止める順番

社員が辞めるときは、辞める日の前に引き継ぎを済ませ、辞める日にアカウントを止めます。辞めた人のアカウントが使える状態で残ると、会社の外から、社内のメールや資料に入れてしまうからです。

止める前に引き継ぐもの、辞める日に止めるもの、あとで片付けるものを、順番に並べます。当社は 2026 年 5 月に、フォークリフトの販売や整備などをされている会社様のために、ある手順を作りました。その中にも、辞めた人の扱いを本番の前に試す項目を入れています。

辞める日の前に、ファイルとメールと共有のリンクを引き継ぎます

アカウントを止めると、その人のファイルやメールに入れなくなります。だから、止める前に引き継ぎを済ませます。

最初の一覧が、いちばん大事です。人が少ない会社ほど、1 人が持っているアカウントが多くなりがちです。アカウントの一覧 が無いと、どれを止めたかが分からず、外のサービスのアカウントが残ります。

引き継ぎでは、外の人と共有しているリンクも洗い出します。辞めた人が作った 外部共有 のリンクは、取引先にとっては今も使っているリンクのことがあります。止める前に、引き継ぐ人の名前で作り直すかを決めます。

辞める日に止めるもの

会社の端末を管理の仕組みに登録していれば、回収できないときに、遠くからデータを消せます（遠隔消去）。登録していなければ、回収して中のデータを消してから、次の人に渡すか手放します。

2026 年 5 月に作った手順では、辞めた人のファイルの持ち主の移り方を、実際に消して試すことにしました

フォークリフトの会社様は、社内の資料を SharePoint に移す計画でした。当社が作った検証の手順には、本番の前に、辞めた人の扱いを確かめる項目を入れています。

• 試し用の環境で利用者を実際に消し、その人のサイトやファイルの持ち主が、どう移るかを確かめる
• アカウントを止める、個人の保存場所のファイルを引き継ぐ、見られる権限を外す、の時間の順番を決める
• 辞めた人のメールを 1 年残す設定を確かめる
• 過去 30 日に外の人と共有したものの一覧を出せるかを確かめる
• 会社の端末を管理の仕組みに登録した場合に、辞めた人の端末を遠くから消せるかを確かめる

消したときに何が起きるかは、サービスごと、設定ごとに違います。説明書を読むより、試し用の環境で 1 人分を実際に消してみる方が確かです。本番で初めて消して、必要なファイルまで消えてしまう、ということを防げます。

辞める人が知っていた共用のパスワードも、その日に変えます

止めるのは、その人だけのアカウントだけではありません。その人が知っていた共用のパスワードも変えます。社内の Wi-Fi、複合機の管理画面、共用のアカウントなどです。

期限の知らせの届け先は、見落としやすい項目です。ドメインやサーバーの更新の知らせが、辞めた人のアドレスに届き続け、誰も読まないまま期限が切れることがあります。

こうした手順は、新しく人が入ったときの手順と対にして、文書にしておきます。当社の ネットワーク見える化 では、情報セキュリティの体制づくりもお受けしています。社内のルールと担当者を決め、手順を文書にしています。