補助金を使う前提の提案書に書くことと、判断の期限の決め方

補助金を使う前提の提案書には、4 つのことを書きます。制度の正式な名前、申請するのはお客様であること、採択されなかったときの扱い、補助金を使う日程と使わない日程です。補助率や上限の金額は、申請の直前に公募要領でもう一度確かめると書き添えます。お客様に判断していただく期限は、申請の締め切りから、書類をそろえる日数を引いて決めます。

2026 年の 4 月から 5 月にかけて、当社は補助金を使う前提の提案書を 3 社にお出ししました。社会保険労務士の事務所様、プレス加工の会社様、リフォームの会社様です。どれも、業務のシステムを新しく作るか、今の仕組みを広げるご相談でした。

制度の名前は公式のページで確かめ、補助率は申請の直前にもう一度確かめると書きます

3 社の提案書で使ったのは、愛知県の「中小企業デジタル化・ＤＸ促進補助金」です。県内の中小企業が、デジタルの道具やシステムを入れる費用の一部を補助する制度です。2026 年度の公募は 3 月 6 日に始まり、5 月 12 日の午後 5 時に締め切られました。

制度の名前は、公式のページを開いて写します。当社では以前、AI が下書きした提案書に、実在しない補助金の名前が書かれていたことがあります。補助率も、その提案には当てはまらないものでした。読んだ私が、補助率がおかしいと気づいて止めました。AI は、それらしい制度の名前を作ってしまうことがあります（ハルシネーション）。制度の名前と条件は、一次情報である公式のページと公募要領に当たってから書きます。

補助率は、会社の規模や対象の経費で変わります。提案書では、いちばん有利な条件では計算せず、その会社様に当てはまる一般的な条件で書きます。プレス加工の会社様の提案書には、表紙の近くに注意書きを置きました。補助率・上限・対象の経費の区分は、申請の直前に公募要領で確かめ直す、という内容です。

この会社様には、4 月 27 日に 2 つの版をお出ししています。国の補助金を前提にした版と、県の補助金を前提にした版です。制度が違えば、対象になる期間も、申請に添える書類も違います。

申請するのはお客様で、当社は書類づくりを手伝う立場だと書きます

補助金を申請するのは、お客様の会社です。当社は、事業の計画書の下書き、補助金の申請に添える見積書、入れる仕組みの説明の資料をそろえる手伝いをします。計画書の最後の確認と提出は、お客様にしていただきます。提案書には、この分担を 1 つの表にして書きました。

採択されるかどうかは、申請した結果として決まります。当社が約束できることではありません。そこで提案書の前提の欄に、採択はお客様の申請の結果として決まると書きました。採択されなかったときの進め方は、別にご相談するとも書いています。

お客様に判断していただく期限は、締め切りから書類づくりの日数を引いて決めます

プレス加工の会社様の提案書では、ご判断の期限を、締め切りの 5 日前の 5 月 7 日にしました。締め切りは 5 月 12 日の午後 5 時です。ご判断をいただいてから、申請の書類を仕上げる日数を見込んで、期限を前に置きました。

会社の登記の書類や決算の書類のように、お客様の手元から出していただく書類も、同じ 5 月 7 日を期限にしました。期限の横には、誰に用意していただくかも書いています。

補助金を使う日程と、使わない日程を並べてお見せします

補助金を使うと、始められる時期が遅くなることがあります。この県の補助金で対象になるのは、支給が決まってから 2026 年 12 月 31 日までの期間です。支給の決定は、7 月頃の予定とされていました。

社会保険労務士の事務所様には、4 月 21 日に、補助金を使わない場合の日程表を追加でお送りしました。補助金を使う日程は、採択の結果を待って 7 月に始め、12 月に使い始める形です。使わない日程は、採択を待たずに 5 月から要件を決め、9 月に使い始める形で、3〜4 か月早く終わります。

どちらがよいかは、お客様の事情で変わります。リフォームの会社様とも、5 月 15 日の打ち合わせで同じ話になりました。採択を待ってから始めるか、自社の負担で先に始めるかは、次の打ち合わせで決めます。当社が決めることではないので、2 つを並べて、選ぶ材料にしていただいています。

申請する区分は、公募要領を読んでから組み直しました

この県の補助金には、対象の事業の区分が 3 つあります。業務の流れを見える形にするための相談、デジタルの道具を入れること、システムの改修や新しい構築です。区分の組み合わせ方にも決まりがあります。

社会保険労務士の事務所様の提案書は、最初は 2 つの区分を組み合わせて申請する形でした。4 月 21 日に、新しいシステムを作る区分だけで申請する形に組み直しています。組み直す前に、AI に公募要領を読ませ、その区分だけで申請するときの条件を調べさせてから、提案書と見積もりを直しました。AI が調べた条件は、公募要領の原文と照らしてから提案書に使います。

ほかの補助金と同じ時期に申請できるかも、確かめる項目に入れます。同じ目的の事業で国の補助金を受けるときの扱いは、公式のページと公募要領に書かれています。

補助金を使う見積もりと使わない見積もりは、両方は契約できないと書きます

プレス加工の会社様には、5 月 13 日に、いくつかの提案の見積もりを一式にしてお出ししました。その中に、同じ範囲のシステムを、補助金を使う形と使わない形の 2 つで見積もったものがあります。見積書には、この 2 つは同じものの 2 つの形なので、両方を契約することはできない、と書きました。

3 社のうち 2 社のご相談は、業務の数字や進み具合を画面で見えるようにする仕組みでした。当社の今のサービスでは、経営ダッシュボードがこれにあたります。業務のシステムに補助金を使えるかどうかは、制度と年度で変わります。社員の研修に使う国の助成金は、別の制度です。研修の場合の助成金の扱いは、リスキリング研修のページに載せています。補助金の言葉の意味は、用語集の助成金・補助金にまとめています。