打ち合わせのお礼メールは、AI に下書きを任せると、その日のうちに出せます。2026 年 9 月 24 日は、10 時に始まったオンラインの打ち合わせのお礼を、12 時 11 分に送りました。下書きは AI（Claude）が作り、宛名と中身を代表の私が確かめて、私が送っています。
交流会などで交換した名刺へのお礼は、社内スタッフが私の名前で送る流れを 2026 年 9 月に決めたところです。こちらは、まだ運用の記録がありません。
記録に残るお礼メールは 3 件で、どれも打ち合わせの当日に AI が下書きしました
| 日付 | 場面 | 記録に残っていること |
|---|---|---|
| 2026 年 6 月 9 日 | 学校との打ち合わせ | 打ち合わせの当日に、AI がお礼メールを下書きした。宛名・敬称・同報する方は、送る前に私が決めると下書きに書いてあった |
| 2026 年 7 月 31 日 | 設備関係の会社との打ち合わせ | 打ち合わせの当日に、AI がお礼メールを下書きした。10 月以降の金額は、資料と口頭の説明に食い違いが残っていたため、下書きでは金額に触れなかった |
| 2026 年 9 月 24 日 | フォームから相談をくださった会社とのオンラインの打ち合わせ | AI の下書きを私が直し、打ち合わせの当日の 12 時 11 分に送った |
6 月と 7 月の 2 通は、下書きのファイルに「送信前」「送信には承認が必要」と書かれたまま残っています。この 2 通を実際に送った日時は、記録にありません。
3 件の下書きの並びはほぼ同じで、お礼、打ち合わせで伺ったことの整理、次に進めることの順でした。9 月 24 日の下書きには、「本日伺ったことを、私の理解でまとめました。違っているところがあれば教えてください」という 1 文が入っていました。
9 月 24 日は、10 時の打ち合わせのお礼を、AI の下書きを直して 12 時 11 分に送りました
- 10 時 打ち合わせフォームから相談をくださった会社様と、オンラインで打ち合わせをする
- 材料を渡す録画の文字起こしを AI に渡し、お礼メールの下書きを頼む
- AI が下書きするお礼、伺ったことの整理、次に進めることの順で下書きを作る
- 私が直す打ち合わせの回数と月額の幅の書き方を直し、提案書を送る日付を消す
- 12 時 11 分 送るお約束していた打ち合わせの録画を添えて送る
当社の送信の記録と、お礼メールの下書きから作成
AI の下書きは、今後の打ち合わせを「月 1 回」と書き、提案書を送る日付も仮に入れていました。回数も日付も、書けばお約束になります。私は回数を「月 2 回」に直し、月額の幅の書き方を変え、提案書を送る日付は書かずに送りました。同じ日に提案書も作りましたが、その版は送っていません。理由は提案書の下書きの手順に書いています。
AI には文字起こしと当日の資料を渡し、下書きの後ろに送る前に決めることを書き出させています
下書きの材料にしているのは、打ち合わせの録音の文字起こし、打ち合わせのあとに私が社内に送った連絡、その日にお渡しした見積もりなどの資料です。7 月の下書きは、私が社内に送った連絡の内容を正しいものとして作らせました。
AI には、下書きの後ろに、送る前に私が決めることを書き出させています。6 月の下書きの後ろには「社内メモ・送信時に削除」という欄があり、宛名・敬称・同報する方を決めること、上から目線の言い回しを使っていないことが書いてありました。この欄を消してから送ることも含め、送る前に確かめる点は営業メールの下書きの確認表の記事に 9 つにまとめました。
名刺は、交流会などの会ごとにまとめて顧客管理システムに登録していました
お礼メールは、いつ・どこで会った方かが分かっていないと書けません。当社は以前、名刺を Zoho CRM Plus に取り込むとき、交流会などの会ごとのキャンペーンに結び付け、どの方といつ会ったかを履歴に残していました。カードスキャナーで読んだ名刺を ChatGPT に直させていたことや、取材で話した「10 分の 1」の扱いは、名刺の管理を CRM に移した記録に書いています。言葉の意味は用語集の顧客管理システム（CRM）と名刺管理にあります。
名刺を交換したその日に、メール以外の方法で届ける例もあります。事例で紹介している IT 系のサービス会社様は、名刺をスマートフォンで読み取って顧客管理システムに入れ、事務所のパートの方がハガキを印刷して、名刺交換の当日に投函できるようにしました。宛名面には顧客ごとの QR コードを載せ、読み込まれると誰がサイトを見たかが分かります。
交流会の名刺へのお礼は、2026 年 9 月から社内スタッフが私の名前で送る流れにしました
9 月 24 日に社内で話し合い、交流会などで交換した名刺の扱いを決めました。私が「いつ・どの会で会ったか」を添えて社内スタッフに渡し、社内スタッフが登録して、私の名前でお礼を送ります。返事や相談が来たら、最初の対応は私がします。作業の分け方と、「いつ・どの会で」を添えることになった経緯は、少人数で始めるインサイドセールスに表にしています。
お礼メールの骨子も、同じ打ち合わせで決めました。
- 先日のお礼
- 当社の紹介（まだ小さい会社であることと、AI を中心にした活動）
- 当社が使っている仕組みを、そのままお伝えできること
- ご予算の検討のため、よければホームページを見ていただきたいこと
- ご興味があれば、すぐにご案内できること
4 つ目でホームページを挙げたのは、初対面の方に、問い合わせる前に料金を見ていただくためです。いまの当社のサイトには、料金を決めているサービスはその金額を、個別にお見積もりするサービスはその旨を載せています。
名刺とは別に、サイトから届いた問い合わせや資料請求には、行動ごとに点数を付けています。付け方は当社サイトの 13 のルールの記事に載せました。
名刺のあとの連絡をスタッフに任せる形は以前うまくいかず、今回は私も入って 3 人で始めています
名刺のあとの連絡を社内スタッフに任せる形は、以前にも一度試して、うまくいきませんでした。今回は、最初は私も入って 3 人で回し、形になってから私が抜けても回るようにします。
Zoho の取材でも、私は CRM を「きれいに使っている」とまでは言えないと話していました。名刺を登録してお礼を送る仕組みは、当社でもまだ組み直している途中です。
営業外注化では、お客様の名刺へのお礼を、名刺交換の翌営業日に当社が代わりに送ります
御社で交換した名刺へのお礼を、当社が御社に代わって送るのが営業外注化です。当社自身の打ち合わせのお礼はその日のうちに出していますが、営業外注化でお約束しているのは、名刺交換の翌営業日に御社の名前とアドレスで送ることです。メールに加えてハガキを送るオプション（月 3 万円・税別。印刷・郵送費は実費）もあります。
当社がお客様に代わって送った実績は、まだありません。料金と含まれるものは内製と外注の記事に、展示会で集めた名刺へのお礼を当社が代わりに送るモデルケース（想定）は事例のページに載せています。
