システムを納めたあと、月額の支援に切り替える話で決めたこと

作る仕事が終わったら、まず区切りの日を決めます。そのうえで、区切りまでの支援と、区切りのあとの支援の中身と費用を、お客様と合わせます。区切りを決めないまま質問に答え続けると、どこまでが作る仕事の範囲なのかが、お客様にも当社にも分からなくなります。

2026 年 7 月、フォークリフトの販売と整備の会社様と、この話をしました。9 月末を区切りにし、それまでは今の形でメールのやり取りを続け、10 月から有料の支援に移る方向で合意しています。

作る仕事は終わっていましたが、質問は続いていました

この会社様のご依頼は、新しく入った方を社内で教えられる仕組みを作ることでした。パソコンごとに置かれていた資料は、会社の共有の場所（SharePoint）に移しました。各パソコンからは、同期して使います。その上に、資料をもとに答える教育用の社内チャットボットと、資料を探す検索のページを作っています。

作る仕事は一通り終わっていました。それでも、担当の方からの質問は続いていました。

全文を検索する機能では、つまずきもありました。標準の形では、値の張る追加の部品が要ります。そこで無料で公開されている部品で代わりを作ろうとしたところ、入れたときに検索の結果がエラーになりました。直すのに時間がかかっています。この経緯は、打ち合わせで社長にそのままお話ししています。

7 月 28 日の社内の打ち合わせで、先に 4 つ決めました

お客様にお話しする前に、社内で次の 4 つを決めました。

1. 作る仕事は、ここで一度「検収が済んだ」と区切り、このあとは月額の支援に移る
2. 月額の支援の中身を、文章で書き出す。プランごとの違いが回数だけにならないようにする
3. 支援の目的を、担当の方の力が育つことに置く。保守の作業を請け負うだけにしない
4. 資料は、詳しいことはお客様との打ち合わせで決める前提で出す

2 つ目は、手元の資料を見て決めました。そのときのプランの資料には、月に何回打ち合わせをするかしか書かれておらず、プランごとに何が違うのかが読み取れませんでした。

支援のプランは、回数ではなく中身で書き直しました

7 月 30 日にお送りした「継続支援のご提案」は、A4 で 1 枚です。最初にこれまでに作ったものを書き、次に支援の位置づけを書き、3 つのプランを表にしました。

支援の位置づけは、担当の方の力が育つことを目的にした支援、と書きました。担当の方は、共有の場所の設定をご自分で進めたいというご意向でした。ただ、本来の使い方を知らないまま独自の方向に進むと、あとで運用に困ることがあります。そこで、使い方をお伝えしながら構築を手伝う、という書き方にしています。

育てたい力は 2 段に分けて書きました。担当の方が、自分で AI を業務に使えるようになること。そのうえで、新しく入った方向けの教材を、担当の方が自分で作れるようになることです。

打ち合わせでは、お客様の目的を確かめ直しました

7 月 31 日に会社へ伺い、社長と担当の方にお会いしました。

社長からは、最初のご依頼は、新しく入った方を社内で教えられる体制を作りたい、ということだったと改めて伺いました。そして、ここからが本格的な始まりだ、とも。判断の物差しは、新しく入った方への教育が社内で回るようになったかどうかです。システムを入れたこと自体ではない、と確かめ合いました。

この会社様とは、最初は別の業務のアプリを入れる話から始まりました。いくつかの回り道を経て、今の共有の場所の形に落ち着いています。区切りを付けたいという当社の考えも、この経緯と一緒にお伝えしました。

プランは、資料をもとに口頭で 3 段に分けて説明しました。メールで質問に答える形、打ち合わせで方向を決めて手を動かすところまで入る形、どんどん作り込んでいく形です。2 つ目を本命としてお勧めし、3 つ目については、今はまだ要らないのではないか、と私の考えも添えました。

9 月末を区切りにし、それまでは今の形で続けると合意しました

区切りの日は、9 月末に決まりました。

この部分の議事録には、直したところがあります。議事録は、打ち合わせの録音から AI が作りました。その議事録と、私が直後に当社の技術の担当へ送ったメールとで、有料に移る時期の書き方が食い違っていました。議事録は、私のメールを正として直しています。録音から作った議事録は、決まった日付や金額ほど、その場にいた人の記録と照らします。

資料に書いたプランの金額と、打ち合わせで口頭でお話しした金額にも、食い違いが残りました。プランの名前と金額の対応は、次の打ち合わせまでに資料の側でそろえることにしています。その日のお礼のメールの下書きでも、10 月からの金額には触れないようにしました。

区切りまでの資料の整理も、進め方を決めておきました

区切りまでの 2 か月は、担当の方が資料のフォルダを整理する期間です。打ち合わせでは、その進め方も話しました。

• 同じ資料が、2018 年と 2025 年のように年度をまたいでいくつも置かれていた。大きなまとまりで、よく使うものから整理する
• 今使っているかどうか分からないファイルは、いったん保留にして、あとで決める
• フォルダの分け方は、部門ごとに分けるか、誰にどこまで見せるかと結び付いている。整理しながら、会社としてのありたい形を言葉にしていく
• 表計算のファイルに画像で貼られている資料は、AI が読めるように、先に文字にしておく

AI は、会社で契約している Microsoft のライセンスの中で使える Copilot を先に使う方針にしました。ChatGPT を使う場合は、会話を学習に使わせない設定をご案内し、お客様の情報を入れるときの注意もお伝えしています。

次の相談の種は、区切りの話の中にありました

打ち合わせの終わりには、Web からの問い合わせを一覧にできていない、という話も出ました。届いた問い合わせを、まだ一覧やデータベースにまとめられていないとのことです。これは今後の相談のテーマとして共有しました。

区切りを付けて振り返る打ち合わせでは、次に困っていることも出てきます。この会社様の下調べの記録は、商談の前の下調べの記事に書きました。月額の支援で、AI に任せる作業を毎月 1 つずつ増やしていく形は、当社の AI伴走支援と同じです。最初の 1 か月の進め方は、AI伴走支援の最初の 1 か月の記事にあります。